Le monde du travail d’aujourd’hui est tel que l’on doit déléguer pour survivre. Savons-nous le faire efficacement? Comment s’assurer que le travail sera bien fait? Vous êtes nombreux à penser que vous déléguez autant que vous le pouvez, mais des études montrent que la plupart des personnes qui délèguent pourraient se décharger de 10% de tâches en plus. Autrement dit, elles gagneraient 10% de temps!

Pour déléguer efficacement un mandat, il faut se préparer, bien transmettre les instructions et faire des suivis. Malheureusement, on a tendance à présumer que la personne à qui on confie un mandat est aussi bien informée que nous ce qui fait que l’on délègue à la hâte. Très grosse erreur! Un mandat mal délégué fait perdre beaucoup de temps par la suite. Dans les faits, 1 heure investie en planification fait facilement gagner 10 heures d’exécution!

La préparation

Pensez au travail à confier en tentant de bien cerner l’ensemble des questions qui s’y rapportent. Quand on délègue, il n’est pas rare qu’il n’y ait pas au moins 2 ou 3 éléments à fournir, même lorsqu’il s’agit d’une tâche très simple.

Dans le feu de l’action, il est difficile de penser à toutes les informations à fournir. C’est pourquoi il est préférable de se préparer afin de ne rien oublier, sans quoi, le délégataire risque de venir vous déranger à plusieurs occasions.

Voici un bref aperçu de questions à se poser :

  • En quoi cette tâche consiste-t-elle?
  • Qui pourrait s’en charger?
  • Quels sont les objectifs visés?
  • Quelles sont mes attentes?
  • Serait-il préférable de bâtir une procédure?
  • Quel est le budget alloué?
La transmission

Une fois cette réflexion terminée, on accorde du temps pour la transmission de la demande. On planifie donc une rencontre où on s’assurera de créer un climat favorable aux échanges et prévoira un moment suffisamment long. La communication étant la base d’une bonne délégation, on se demande: «Est-ce que je communique efficacement quand je confie un mandat à quelqu’un?» La définition de la communication s’exprime en peu de mots: affirmation de soi et écoute active de l’autre. Puisque la capacité d’écoute chez l’être humain serait d’environ 35% d’un message parlé, on comprend l’importance de la reformulation. De plus, on observera attentivement les réactions de la personne qui reçoit le mandat afin de capter les indices sur comment le message passe.

Les suivis

Le mandat accepté, il nous reste tout de même une part de responsabilité et, pour pouvoir l’assumer, il faut faire des suivis. Cette forme de prévention montre bien qu’on ne délègue pas pour se décharger complètement. Faire des suivis ne témoigne pas d’un manque de confiance, mais sert simplement à ne pas laisser ses obligations personnelles à la merci des autres, comme si elles ne nous appartenaient plus. Par contre, il faut savoir adapter son style de délégation en fonction de la personne à qui la tâche est confiée et de la tâche elle-même. Sinon, de nombreux pièges vous guettent!

En résumé pour bien déléguer un mandat, préparez-vous, expliquez le mandat clairement et assurez un suivi tout en sachant que vous devez adapter votre style de délégation.

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Bonne délégation!

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