Que faites-vous le matin en arrivant au travail? Discutez-vous une trentaine de minutes avec vos collègues près de la machine à café? Une fois à votre bureau, ouvrez-vous systématiquement vos courriels auxquels vous répondez pendant une heure ou plus?
Si vous êtes comme 80% des gens, votre niveau d’énergie est à son maximum le matin; plus précisément, pendant les deux premières heures de votre journée de travail.
Ceci étant dit, vous devriez en principe utiliser ce temps pour vous pencher sur les tâches qui vous demandent le plus de concentration et d’énergie. Pourquoi alors dévouer du temps aux courriels lesquels ne requièrent qu’un faible niveau de concentration? Parce qu’on veut donner une impression de bon service à la clientèle? Et si quand vient le temps de rédiger une offre de services, vous n’avez plus la capacité de concentration requise, est-ce mieux? Vous ne retarderez que le moment où vous enverrez cette offre et en ferez ainsi souffrir votre service à la clientèle.
Comment s’en sort-on?
1- Si vous n’avez pas d’adjoint qui peut filtrer vos courriels, n’y consacrez qu’un maximum de 15 minutes à votre arrivée pour valider qu’il n’y en aurait pas un qui chamboulerait votre ordre de priorités pour l’avant-midi. Vous y répondrez lorsque votre niveau d’énergie descend naturellement, c’est-à-dire vers 10 ou 11 heures. Si vous avez une personne qui s’en occupe, laissez-lui le soin de vous communiquer l’information au sujet de ceux qui pourraient être plus importants. Plus d’infos sur la gestion des courriels? Cet article vous en parle.
2- Planifiez vos tâches du jour la veille vers la fin de la journée. Ainsi, vous ne perdrez pas de précieuses minutes à vous organiser. Ne prenez qu’une ou deux minutes pour valider si des imprévus se sont manifestés entre le moment de votre planification et celui de votre arrivée au bureau qui pourraient changer votre ordre de priorités.
3- Commencez par votre tâche qui vous semble la plus lourde. On l’appelle souvent « le crapaud » selon un principe de Mark Twain. En plus de libérer votre esprit (vous n’y penserez pas toute la journée!), le fait d’accomplir une tâche qui vous pèse sécrète des endorphines, l’hormone du bien-être, ce qui vous donnera encore plus d’énergie pour compléter les autres tâches à votre horaire.
4- Ne planifiez aucune rencontre ou réunion entre 8h et 10h, là où 80% des gens sont le plus productif. Vous ne voudriez sûrement pas vous priver de ce temps si bénéfique pour vous et votre entreprise, n’est-ce pas?
5- À moins que votre poste ne soit relié directement au service à la clientèle, laissez votre boîte vocale prendre le relais pendant vos hauts niveaux d’énergie. Vous retournerez vos appels quand vous serez dans un creux.
6- Développez une politique d’interdiction d’interruptions entre collègues entre 8h30 et 10h dans votre entreprise. Ainsi, si vous avez besoin de discuter avec un collègue pour votre grosse tâche de la matinée, vous le faites avant 8h30. Ensuite, tous les employés sont beaucoup plus efficaces car ils ne sont pas interrompus.
7- Pour pallier aux manques d’énergie, ayez avec vous des collations riches en protéines qui vous redonneront le petit «Oumph!» qu’il vous manque vers 10h.
8- Gardez vos tâches «bonbon» pour les moments dans la journée où vous êtes plus fatigué. Croyez-moi, vous l’apprécierez!
Si toutefois vous faites partie du 20% de la population dont l’horloge biologique est plutôt éveillée en après-midi, ajustez-vous en conséquence!
En conclusion, soyez à l’écoute de ce que votre corps vous transmet comme message. Vos journées n’en seront que plus faciles!
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Si vous avez apprécié les idées partagées dans cet article, vous aimerez notre formation À défaut de pouvoir contrôler le temps.
