Vous faites beaucoup pour préserver la sécurité de votre famille : vous verrouiller les portes la nuit, vous vous assurez que les enfants bouclent leur ceinture de sécurité, et vous gardez les choses potentiellement dangereuses hors d’atteinte. Protéger votre famille est, après tout, votre première priorité.

Avec autant de responsabilités familiales qui exigent votre attention immédiate, il n’est pas surprenant que certaines choses soient remises aux jours de pluie. Mais il y a un projet familial qui est beaucoup plus important que vous ne le pensez : sécuriser les documents vitaux de votre famille. La bonne nouvelle est que c’est beaucoup plus facile à réaliser que vous ne le croyez.

« Les gens n’aiment pas réfléchir aux types d’événements qui peuvent nécessiter d’avoir ces documents importants à portée de main – un portefeuille perdu, la mort d’un être cher, une maladie invalidante ou une catastrophe naturelle, » explique Kristie Demke, ancienne présidente des Organisateurs professionnels au Canada. Heureusement, il faut seulement 10 étapes simples pour organiser et ranger vos documents, vos papiers, vos photos et vos fichiers personnels très importants. L’astuce consiste à faire une étape par jour. Voici comment :

Étape 1: Rassembler les documents importants

Cherchez parmi vos tiroirs de classement, vos tiroirs à débarras, vos boîtes à chaussures et vos autres coins et recoins les documents qui méritent une attention particulière. Pour la plupart des familles, cela signifie les originaux des certificats de mariage et de naissance, les passeports, les cartes avec numéros d’assurance sociale, les polices d’assurance, les papiers d’hypothèque, les carnets de vaccination, les testaments et les inventaires et évaluations de la maison. Si vous tombez sur quelque chose dont vous n’êtes pas sûr, demandez-vous : qu’arriverait-il si ce document disparaissait à jamais ? Cette simple pensée génère-t-elle l’angoisse ? Si la réponse est oui, alors ce document doit être considéré important.

Étape 2: Éliminer l’encombrement

Si vous êtes comme la plupart de mes clients, vous avez probablement des piles de papiers inutiles flottant tout autour. Cet encombrement peut vous empêcher de trouver et de conserver une trace de ce qui est vraiment important. Alors prenez ces vieilles déclarations de revenu et ces vieux chèques annulés et stimulez la déchiqueteuse. Si vous êtes mal à l’aise de détruire quoi que ce soit, contactez vos fournisseurs et demandez s’ils tiennent des registres en ligne. De nos jours, la plupart des informations sont archivées et accessibles à partir de sites web.

Étape 3: Ranger les documents rarement utilisés

À quand remonte la dernière fois où vous avez eu besoin de votre certificat de baptême ? Il est préférable de garder les éléments que vous n’avez pas utilisés depuis des années et qui se qualifient encore en tant que papier important dans une boîte coffre-fort standard ou ignifuge à la maison. Assurez-vous de ne pas enfermer quoi que ce soit dans votre coffret à la banque dont vous pourriez avoir besoin de façon inattendue, tels que des directives médicales notariées ou des passeports, puisque vous seriez à la merci des heures de services bancaires. Si vous choisissez d’utiliser une boîte coffre-fort à la maison, gardez-la hors de la vue et dans une zone non inondable. Il est aussi recommandé de la fixer au plancher.

Étape 4: Faire des photocopies

Photocopiez les documents auxquels vous vous référez souvent et utilisez les copies au lieu des originaux. Ces documents comprennent les cartes d’assurance sociale et les carnets de vaccination que vous devrez peut-être fournir aux écoles et aux nouveaux médecins. Pour chaque photocopie, faire des annotations sur l’emplacement du document original, comme par exemple dans votre coffre-fort.

Étape 5: Classer

L’organisateur idéal pour les documents fréquemment utilisés est un porte-documents extensible de type accordéon. Dans un tel dispositif, vous pouvez désigner un emplacement pour chaque catégorie : dossiers médicaux, coordonnées bancaires, assurance habitation, cartes de crédit et ainsi de suite. Si vous le pouvez, rangez-le dans une armoire verrouillée.

Étape 6: Créer une liste maîtresse

Chercher parmi vos dossiers pour trouver un seul numéro de compte ou un numéro de téléphone exige beaucoup de temps. Au lieu de cela, passez un peu de temps à taper les numéros de compte et les contacts importants pour vos polices d’assurance, vos cartes de crédit, vos investissements et autres. Imprimez et collez la feuille à l’arrière de votre porte-documents accordéon et enregistrez l’original sur votre disque dur dans un document protégé par mot de passe ou supprimez-le complètement.

Étape 7: Numériser les photos de famille

Votre santé peut ne pas dépendre du portrait de mariage de votre grand-mère, mais votre bonheur le pourrait. Numérisez les photos d’avant l’ère du numérique que vous chérissez le plus à une haute résolution d’au moins 300 dpi et nommez-les de manière descriptive sur votre ordinateur. Rangez les négatifs dans les pochettes d’archivage et mettez-les dans votre coffre-fort. Retournez les originaux dans leurs cadres.

Étape 8: Faire des copies de sauvegarde

La plupart d’entre nous utilisons l’ordinateur chaque jour pour le plaisir et les affaires de base. Par contre, les gens négligent souvent faire une copie de sauvegarde de tous ces fichiers vitaux. Il y a plusieurs façons de sauvegarder des fichiers informatiques : vous pouvez utiliser une option physique (comme une sauvegarde sur un CD, une clé USB ou un disque externe) ou faire affaire avec une entreprise spécialisée dans le stockage hors du site des données (nommé «infonuagique»).

Chaque option a ses avantages et ses inconvénients : coût, emplacement, confort, et sécurité. Vous devez faire vos devoirs avant de transférer vos informations importantes. Et toujours, toujours supposer qu’il n’est pas question de si vous aurez une panne d’ordinateur, mais quand vous l’aurez. Malheureusement, la plupart d’entre nous apprend cette leçon après un crash.

Étape 9: Partager vos secrets

Dans le cas où vous ne pourriez pas récupérer vos fichiers et documents personnellement, dites à deux personnes – votre conjoint et votre maman, meilleure amie, sœur ou avocat – où trouver tout.

Étape 10 : Continuer votre bon travail

Consacrez un mois à votre organisation, puis pensez à la manière d’entretenir votre système lorsque vous changez de médecin, de compagnie d’assurances ou de banque. Essayez de consacrer quelques minutes chaque mois, après le paiement des factures par exemple, pour vous assurer que votre classement demeure actuel afin d’être toujours prêt !